Что такое виртуальная АТС?

Виртуальная АТС – это современная альтернатива стационарной офисной АТС, предоставляющая более широкие возможности организации телефонной связи и обмена данными при помощи IP-телефонии. Стоимость такого решения в разы ниже установки физического оборудования в офисе, а техническая сторона полностью остаётся провайдеру.

К примеру, подключив услугу виртуальной АТС в компании DataFox за небольшую ежемесячную оплату, клиент получает виртуальный номер (или несколько), привязанный к аккаунту. Далее, через личный кабинет (и оборудование провайдера) он может настроить около 200 пользовательских функций точно так же, как если бы компания купила и установила стационарную АТС, стоимостью 80-100 тыс. рублей.

Содержание статьи

• Как работает виртуальная АТС
• Отличия виртуальной АТС от облачной
• Что такое виртуальный номер?
• Преимущества внедрения виртуальной или облачной АТС для бизнеса
• Как подключить облачную АТС
• Сколько стоит подключение Виртуальной АТС

Как работает виртуальная АТС

Термин «виртуальная» не значит воображаемая. Это значит, что телефонная связь осуществляется через интернет, а физическое оборудование располагается у провайдера. Пользователь оплачивает услугу и получает возможность подключиться к удалённому серверу. Виртуальная АТС (ВАТС) – это удалённая АТС. Как и офисная, она принимает, переадресует звонки, но всё взаимодействие осуществляется не через привычные провода аналоговой стационарной станции, а посредством беспроводной связи. Голосовое сообщение преобразуется в цифровые данные и передаётся через IP протокол так же, как и любой интернет-трафик.

Самый простой пример работы виртуальной АТС – это многоканальная линия связи, работающая через общий телефонный номер. Звонок поступает на удалённую станцию, которая перенаправляет его в единую телекоммуникационную сеть компании.

Настройки управления позволяют:

• Адресовать звонок определённому сотруднику сразу. Можно настроить временные интервалы для каждого.
• Через голосовое меню. К примеру, на такую АТС мы попадаем, когда обращаемся в техподдержку, а автоматический голос просит нажать какую-либо цифру или «оставаться на линии».
• Поставить звонок в очередь. Именно это происходит, когда нас просят подождать, а в трубке звучит музыка.
• Зафиксировать звонок, включить автоответчик.

С облачной АТС можно организовать бесплатную корпоративную связь внутри компании. Она позволяет интегрировать в единую сеть до 200 телефонных номеров без установки сложного дополнительного оборудования. Клиенту потребуется только стабильный интернет, услуга хорошего провайдера и приёмные устройства.

Звонки можно принимать на:

• стационарный телефон через VoIP-шлюз;
• смартфон, мобильный телефон (сотрудник может находиться в любом месте, где есть интернет);
• IP-телефон;
• ПК, планшет, ноутбук через гарнитуру.

Данные хранятся и передаются в зашифрованном виде. Настроить маршрутизацию виртуальной АТС пользователь может через личный кабинет.

Есть несколько вариантов услуг:

• Компания с небольшим числом сотрудников может арендовать у провайдера готовый VoIP-шлюз с базовым ПО и настройками.
• Для среднего бизнеса, располагающего бюджетом на IT-инфраструктуру, есть аренда виртуального кластера. Это более объёмные решения с возможностью дальнейшего расширения функционала.
• Большой компании выгоднее арендовать домен со всеми правами доступа. Облачная АТС может быть с преднастроенной конфигурацией, либо функционал разрабатывается под задачи заказчика.

Любой из вариантов может быть использован для компании, работающей через виртуальный офис, когда филиалы или удалённые сотрудники распределены по разным регионам и даже странам.

Отличия виртуальной АТС от облачной

Термины «виртуальная АТС» и «облачная АТС» часто используют как синонимы. Отличие их заключается в месте установки сервера. В первом случае он принадлежит оператору, во втором – располагается в специализированном центре обработки данных (ЦОД или дата-центр). Для пользователя IP телефонией такие технические нюансы организации связи остаются незамеченными.

Как работает облачная АТС:

• Компания выбирает пакет услуг с необходимым функционалом.
• Провайдер подключает облачную АТС через виртуальный номер.
• Компания получает возможности IP-телефонии (плюс интеграцию с CRM).

Подключение занимает не более 20-30 минут. Можно настроить бесплатную корпоративную связь, выбрать удобное оборудование или звонить через приложение.

Функционал облачной АТС не отличается от возможностей виртуальной. Дополнительно в «облаке» используются специальные процедуры копирования, что защищает данные в случае сбоя.

Что такое виртуальный номер?

Виртуальный телефонный номер - это определённое сочетание цифр в удобном формате. От обычного он отличается тем, что не нуждается в физическом носителе SIM-карте или проводном соединении. Он существует только в интернете и привязан к аккаунту клиента облачной АТС. На один личный кабинет оператор может выделить один или несколько номеров.

Выглядеть виртуальный номер может как:

• 8 800 бесплатный для клиентов компании;
• стационарный с кодом нужного города;
• сотовый с +7 ХХХ ХХХ ХХХ ХХ.

Дополнительное преимущество виртуального номера в том, что задать формат, привычный для какого-либо региона, можно из любой точки мира. Организовав для удалённых сотрудников единое пространство, компания получает виртуальный офис. К примеру, если ваше предприятие в Тюмени, а клиенты в Архангельске и Волгограде, то подключить можно виртуальные номера с местным кодом города. Клиенты будут уверено звонить «по городскому телефону», а звонок поступит в московский офис.

У виртуального номера нет привязки к физическому адресу. Если компания переедет, то ей не придётся менять привычный всем номер. При подключении услуги есть возможность перевести в облако старый корпоративный телефон компании. Такое постоянство, когда через месяц, год или несколько лет человек стабильно набирает привычные цифры, повышает доверие к бизнесу, укрепляет его репутацию.

Бесспорное, но не единственное, преимущество подключения виртуального номера в Датафоксе – доступность для малого и среднего бизнеса. Наличие у компании многоканального телефона создаёт ей солидный имидж при рекламировании услуг или товаров, подсознательно побуждая позвонить покупателя по бесплатному номеру.

Преимущества внедрения виртуальной или облачной АТС для бизнеса

С внедрением облачной IP-телефонии, каждое предприятие, вне зависимости от размера, получает важные инструменты для более эффективного ведения бизнеса. ВАТС с базовыми функциями «отвечает» на звонки клиентов в режиме 24/7 вне зависимости от того, где территориально находится индивидуальный предприниматель. В нерабочее время клиент услышит ответ через преднастроенный автоответчик, голосовое меню или переадресацию на голосовую почту.

Дополнительно можно настроить:

• запись разговоров;
• аналитику по звонкам, рекламе, клиентам;
• конференц-связь.

Стоимость базового пакета в Датафокс за услуги телефонии с дополнительными опциями начинается от 600 руб. в месяц. С учётом бесплатной внутренней связи это более чем доступно.

Большие преимущества даёт виртуальная АТС стартапам и среднему бизнесу. Облачные технологии позволяют:

• получить единый корпоративный номер, организовать виртуальный офис;
• масштабировать связь с подключением новых сотрудников;
• повысить производительность операторов, работающих с клиентской базой;
• сократить расходы на корпоративную связь и обслуживание нескольких городских номеров;
• одинаково эффективно контролировать работу офисных и удалённых сотрудников.

Наибольшую пользу виртуальная АТС приносит крупному бизнесу, где важна автоматизация рутинных процессов. Гибкая корпоративная телефония позволяет здесь оперативно создавать группы сотрудников и менять сценарии распределения вызовов между ними. Отсутствие привязки к месту удобно при расширении или модернизации филиалов компании. Виртуальный номер можно быстро и без значительных затрат подключить в любом регионе России и/или заграницей.

Контроль работы сотрудников через фиксацию звонков позволяет упорядочить систему оплаты, сделав её более справедливой и эффективной. Одно это улучшает внутренний климат компании, повышает лояльность и производительность персонала.

Интеграция с CRM поможет сделать бизнес более клиентоориентированным. На практике это значит, что вся информация о клиенте и каждом его обращении будет учтена в отдельной «карточке» и доступна для настройки автоматического индивидуального взаимодействия. В нужное время система поздравит человека с праздником, оповестит о поступлении новых товаров, сообщит о сезонных скидках или периодических бонусах. Исследования показали, что эта простая функция поднимает продажи до 60%. Тем более что сегодня дистанционное (телефонное) взаимодействие стало привычным и воспринимается как естественное.

Расходы компании на рекламный контент поможет оптимизировать система call-tracking. Автоматическое отслеживание быстро выявит эффективные каналы и даст материал для модернизации менее продуктивных. Добавление на сайт функции callback (обратный звонок) повышает конверсию онлайн-площадки.

Анализируя достоинства виртуальной АТС отметим следующее:

• ВАТС легко интегрировать со многими системами и программами для автоматизации рутинных процессов;
• на предприятии упрощается персональный контроль;
• наличие многоканального номера укрепляет репутацию компании и повышает её статус;
• использование облачной телефонии уменьшает расходы на связь, освобождает компанию от необходимости обслуживать и обновлять оборудование;
• запись телефонных разговоров позволяет избежать (или оперативно решить) конфликтные ситуации с клиентами, партнёрами и персоналом;
• хранение информации в дата-центре гарантирует её конфиденциальность.

Без облачной телефонии сейчас трудно представить работу предприятия, где работа построена на большой клиентской базе. Её используют интернет-магазины, службы такси и доставки, юридические, страховые, медицинские, финансовые учреждения, строительные компании, ритейл и общественное питание, охранные агентства и государственные организации.

Как подключить облачную АТС

Для подключения виртуальной станции нужно выбрать провайдера и определить необходимый функционал. Простота настройки и пластичность технологии в дальнейшем позволят изменить набор услуг – масштабировать или сократить телефонную сеть, подключить или убрать интеграцию с другими системами.

Приятная особенность интернет-телефонии в том, что основные работы по подключению и настройке провайдер выполняет удалённо. Это:

• Назначение персональных номеров внутри сети.
• Настройка логики распределения звонков в зависимости от графика работы и компетенции работников.
• Установка программного обеспечения и подключение оборудования для приёма звонков.
• Подключение дополнительных возможностей – интеграция со сторонними сервисами и программами, которые используются при ведении бизнеса, голосовое меню, автоответчик, автоперезвон и др.

Клиенту остаётся подробно описать провайдеру задачи, чтобы адаптация возможностей ВАТС была оптимальной для потребностей компании в данный момент.

АТС на удалённом сервере – это простое, быстрое и недорогое решение для организации эффективной деловой коммуникации. Дополнительно бизнес получает действенные инструменты, которые в автоматическом режиме будут контролировать и анализировать ежедневную работу сотрудников, эффективность рекламы, статистику по продажам. Собранные данные помогут улучшить алгоритмы бизнес-процессов, рациональнее использовать персонал и финансовые ресурсы.

Сколько стоит подключение Виртуальной АТС

Ниже представлены наши тарифы на рассматриваемую в статье услугу, чтобы вы лучше могли понимать стоимость подключения ВАТС: